Denne forretningsorden er fastsat i medfør af ejerforeningens vedtægter § 10.afsnit 10.4.

Bestyrelsen har den daglige ledelse af ejerforeningens anliggender og arbejder under de af generalforsamlingen godkendte vedtægter, som der henvises til under de enkelte punkter. 

1.c Formålet med forretningsordenen er at sikre klare regler for afvikling af bestyrelsens møder og fungere som en ramme for bestyrelsens daglige arbejde. Forretningsordenen beskriver de arbejdsgange, bestyrelsen benytter ved: 

1.Forberedelse og afholdelse af bestyrelsesmøder

2.Udførelse af daglige opgaver imellem bestyrelsesmøderne

3.Daglig kommunikation med hinanden og ejerne  

2. Bestyrelsen

Bestyrelsens valg og sammensætning er beskrevet i vedtægternes § 10 og 11.

På første bestyrelsesmøde konstituerer bestyrelsen sig med 

·Næstformand (§ 10.5)

·Sekretær (§ 10.5)/referent

·Kasserer

·Repræsentant til G/F 

Bestyrelsesmedlemmerne kan derudover udpeges som kontaktpersoner/hovedansvarlige til udvalgte formål, eller der kan nedsættes arbejdsgrupper, der tager sig af særlige opgaver.  

3. Bestyrelsens opgaver 

Bestyrelsens opgaver er beskrevet i vedtægterne § 11. Blandt bestyrelsens opgaver fremhæves følgende: 

·At fastholde bygherren i processen for at udbedre konstaterede fejl

·At sikre at udbedringer foretages på en korrekt og forsvarlig måde

·At sørge for behørig information til ejerforeningens medlemmer

·At indhente tilbud på vedligeholdelsesopgaver fra relevante leverandører

·At indhente tilbud på løsning af viceværts – og ejendomsserviceopgaver

·At tilse opgaverne efter aftalte vilkår  

4. Bestyrelsesmøder 

Der afholdes som udgangspunkt bestyrelsesmøde hver anden måned, men i øvrigt så ofte anledning foreligger, herunder når 2 medlemmer af bestyrelsen begærer det (§ 12.1). 

4.1 Indkaldelse, dagsorden og mødeledelse

Formanden, eller i dennes forfald næstformanden, varsler møde og indkalder forslag til dagsorden senest en uge dage før mødets afholdelse. 

Indkaldelse med dagsorden og eventuelle bilag udsendes af formanden senest 3 dage før mødets afholdelse. 

Der kan bringes nye punkter op til bestyrelsesmødet til beslutningstagning, menfraværende bestyrelsesmedlemmer skal efterfølgende høres og have mulighed for at give sin mening til kende, førend en evt. beslutning effektueres jf. punkt. 4.3.5.

4.2 Mødedeltagere

På bestyrelsesmødet deltager bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Ved forslag/sager, hvor det skønnes at have betydning for behandlingen, kan bestyrelsen lade udenforstående indkalde til mødet og deltage i sagens behandling uden stemmeret.  

4.3 Mødeledelse og beslutninger

4.3.1. Bestyrelsesmøderne ledes af formanden, i dennes forfald næstformanden. 

4.3.2 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere to medlemmer er tilstede (§ 12.2). 

4.3.3. Et medlem, der er forhindret i at deltage i et møde, kan skriftligt tilkendegive sit standpunkt. 

4.3.4. Ved stemmelighed blandt bestyrelsesmedlemmerne, gør formandens stemme udslaget. (§ 12.3). 

4.3.5. Hvis der tages beslutninger i sager, som dukker op i løbet af bestyrelsesmødet, og som ikke forudgående har været sat rettidigt på dagsorden, skal fraværende bestyrelsesmedlemmer høres efterfølgende, førend en evt. beslutning effektueres. 

4.3.6 Hvis en sag skønnes af presserende vigtighed, kan formanden lade den afgøre ved e – mail henvendelse til medlemmerne af bestyrelsen. Fristen for svar er senest 4 hverdage efter udsendelse af sagen, og bestyrelsesmedlemmerne gøres via sms opmærksom på, at sagen er udsendt på mailen.  

4.4 Referat

4.4.1 Der optages et kort referat af forhandlingerne og beslutningerne ved bestyrelsesmøderne (§ 12.4). Ethvert medlem har ret til at få et særstandpunkt eller synspunkt, som er blevet fremført på mødet, ført til referat. 

4.4.2 Referatet indeholder en to – do – liste med aftaler om opgaver og ansvarlige for deres udførelse indtil næste bestyrelsesmøde eller anden aftalt tidsfrist. 

4.4.3 Referatet udsendes elektronisk til bestyrelsesmedlemmerne til godkendelse. Referatet underskrives ved at de bestyrelsesmedlemmer, der har deltaget i mødet, godkender på mailen. Herefter sender referenten referatet til webmaster, som lægger det på ejerforeningens hjemmeside.  

4.5 Tavshedspligt

Bestyrelsens medlemmer har tavshedspligt vedr. kendskab til ejeres personlige forhold, som er opnået som led i bestyrelsesarbejdet. 

4.6. Habilitet

Bestyrelsesmedlemmernes habilitet: Et bestyrelsesmedlem må ikke deltage i behandling af sager, i hvis udfald medlemmet har individuel interesse udover ejerforeningens, eller hvor der i øvrigt foreligger omstændigheder, som vil drage bestyrelsesmedlemmets upartiskhed i tvivl.  

4.7 Bestyrelsens arbejde imellem bestyrelsesmøderne 

4.7.1. Det tilstræbes at effektivisere bestyrelsesarbejdet ved at der holdes færre møder, men at der aftales konkrete opgaver/ansvarlige for opgavens udførelse mellem bestyrelsesmøderne. 

4.7.2 De ansvarlige for opgaven har pligt til at løbende at orientere/konsultere den øvrige bestyrelse ved e-mail. Hvis et spørgsmål i den forbindelse dukker op, kan et bestyrelsesmedlem/suppleant forlange, at det sættes på dagsorden på et bestyrelsesmøde i stedet for at blive behandlet på e – mail. 

5. Dokumenthåndtering

Dokumenter skal lægges ind og opbevares på bestyrelsens fælles elektroniske arkiv. Særligt vigtige dokumenter fx kontrakter med originale underskrifter, referater der skønnes særligt vigtige af hensyn til senere dokumentation, opbevares i papir(kopi) i bestyrelsens arkiv hos administrator.  

6. Beboerinformation og beboerhenvendelser 

6.1 Bestyrelsen besvarer henvendelser fra ejerne i egen forening. Henvendelserne til bestyrelsen stiles pr. mail via foreningens hjemmeside. Disse skal besvares inden 14 dage, medmindre spørgsmålet skal vendes på et bestyrelsesmøde. I det tilfælde orienteres ejeren herom. 

6.2 Mailvagten går på omgang, og på hvert møde aftales hvilket bestyrelsesmedlem, der tager sig af mailvagten til næste møde. Mailvagten fremgår af referatets to – do – liste. 

6.3 Der udarbejdes på hvert bestyrelsesmøde et nyhedsbrev med status over verserende sager, som rundsendes elektronisk, men samtidig sættes op i papirkopi af hensyn til dem, som vi ikke har e-mailadresser på. 

6.4 Ejerne kan læse godkendte referater på ejerforeningens hjemmeside.